電話禮儀 Telephone Etiquette-Telephone Do's (應該做到的)

大家好,我是彧頭




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電話為商業裡最重要的一環,一個好的通話,可以為公司帶來更多機會,讓客戶對公司、對你產生好的第一印象





所以,今天就要來跟大家分享,何謂電話禮儀








Telephone Do's (應該做到的)


最重要的態度就是尊重


最重要的態度就是尊重


最重要的態度就是尊重







1.當電話響起,最好在響第2聲的時候再接起





2.電話接起來以後,首要之務就是:問候,簡單問候以後,記得報上自己公司/組織/單位的名稱與自己的名字


 (切記,通話中記得保持微笑,因為對方能夠透過聲音感覺到你的情緒,微笑可以使對方感覺你是一個好親近的人,對方也會比較想繼續這通電話唷)





3.通話中,音量必須適中,說話必須清晰,要讓對方聽懂你在說什麼


(嘴巴跟話筒最好的距離大約兩個手指頭,這個距離收到音量會比較剛好)





4.當你需要保留這通電話的時候,必須先詢問來電者的意願,也許對方希望留個語音訊息,不想等待


(每一通電話,來電者的時間都是很寶貴的)





5.有耐心的聆聽,避免打斷來電者說話





6.當你需要轉接這通來電的時候,記得先告知來電者,說明電話即將轉接到哪裡





7.最後,倘若需要轉接電話,也要記得確認,即將接到電話的人在位置上,避免漏接的狀況


(這一點很重要,我想大家都有相同的經驗。就是當客服說要轉接電話的時候,常常轉到不見,導致我們還要重撥,這個是非常沒有禮貌的唷!)





Example:


A:Good morning, TTT This is Taro speaking. What can I help you?


B:Good mroning. This is  Mary Lin with AAA company. I am clling for Amy Chen.


A:Can I tell Ms. Chen what this is regarding?


B: Ok.


A: Please hold for a moment while I transfer you to her.





A:Ms. Chen is not at her desk. May I take a message or would you like to call her back?


B:Let me give you a message, please. This is Mary Lin from AAA. I would like to talk to her about our meeting tommorrow.


A:Thank you and your number, please?


B:It's 0911-111-111. Please ask her to call me back ASAP.


A:Certainly to confirm.  This is Mary Lin of AAA. You are at 0911-111-111 and you would like to talk about tommorrow's meeting, correct?


B:Thaat's it. Thank you.


A: I will pass along the message as soon as Ms. Lin return. 


 








以上 便是今天要跟大家分享的Telephone Do's (應該做到的),下一次我將會分享Telephine Don'ts(電話裡禁止做的事情)


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我們下次見


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